Как организовать хранение документов в юридическом отделе организации?

Эффективная работа штатного юриста во многом зависит от правильной организации документооборота. Обеспечение грамотного хранения позволяет не только использовать накопленный опыт, но также своевременно выполнять требования контролирующих органов.

Какая документация должна находиться в отделе?

Юридическая служба коммерческой организации обязана обеспечить оперативное хранение:

  • правоустанавливающих документов на имущество компании (недвижимость, транспорт, материальные ценности);
  • локально-нормативных актов (положения, инструкции, правила и прочее);
  • коммерческих соглашений;
  • доверенностей;
  • корреспонденции;
  • материалов судебной практики.

Каждая из категорий документов требует соблюдения не только особых условий, но и сроков.

Сколько необходимо хранить бумаги организации?

Законодательством РФ утвержден специальный перечень, в котором установлен период хранения отдельных документов. Среди прочего в юридическом отделе должны находиться:

  • постоянно – учредительные и регистрационные бумаги, уставы, положения и дополнения к ним, договоры о создании, протоколы собраний участников, списки учредителей;
  • в течение 5 лет – информационные письма, уведомления, извещения о присвоении регистрационных номеров или кодов;
  • на протяжении 3 лет – положения об отделах, филиалах или представительствах, инструкции и правила, замененные новыми редакциями, коммерческие договоры.

Кроме того, требование о постоянном хранении распространяется на полученные организацией лицензии, сертификаты, допуски, документы, устанавливающие режим ограниченного доступа информации, доверенности.

Особенности хранения локальной нормативной документации

Акты, регламентирующие взаимодействие структурных подразделений, органов и отдельных сотрудников компании, также должны находиться в юридическом отделе. Таким документами могут быть положения:

  • о конфиденциальности;
  • о коммерческой тайне;
  • о наблюдательном совете или совете директоров;
  • о представительствах, филиалах;
  • о согласовании договоров и прочие бумаги.

Указанные акты подлежат хранению вплоть до утверждения новых. Исключения предусмотрены для документов, которые могут использоваться в качестве доказательств в трудовых или иных спорах.




Располагают локальные акты в отдельных папках после присвоения уникального регистрационного номера. Выдача и удостоверение копий осуществляется в соответствии с инструкциями, утвержденными руководством компании.

Хранение коммерческих договоров

При работе с хозяйственными соглашениями потребуется учитывать не только требования корпоративного, но также гражданского, налогового и административного законодательства России.

В среднем срок хранения договоров акционерными обществами не превышает пяти лет с момента истечения действия. Если положениями нормативно-правовых актов не введены иные правила, то коммерческие соглашения остаются в архиве юридического отдела в течение срока исковой давности.

Доверенности, материалы судебной практики

Все выданные организацией доверенности должны оставаться в делах юридического отдела:

  • постоянно – документы, выданные руководителям;
  • в течение 5 лет – доверенности на осуществления конкретных видов деятельности.

Материалы претензионно-исковой работы, как правило, сохраняют не менее 5 лет. Однако опытные юристы рекомендуют хранить судебную практику постоянно.

Таким образом, длительность нахождения документа в юридическом отделе определяется его видом и значимостью. Нарушение сроков, предусмотренных специальными перечнями, является основанием для привлечения организации к материальной ответственности.

4.12.2013
19:58
Рубрика: Нормативные документы