Как сформировать расходный кассовый ордер в «1 С. Бухгалтерия»

Наличные денежные средства, выдаваемые подотчетному лицу из кассы организации на хозяйственные или командировочные расходы, в обязательном порядке должны быть подтверждены соответствующим образом оформленным документом. Чаще всего таковым является расходный кассовый ордер.

Правила его выдачи и оформления прописаны в официальном документе федерального значения – «Порядок ведения кассовых операций». В соответствии с ним наличные деньги из кассы организации подотчетное лицо может получить только после подачи письменного заявления, составленного в свободной форме. На заявлении должна стоять виза руководителя с указанием суммы к выдаче и срока, на который деньги выдаются.

По истечении указанного в визе срока плюс три рабочих дня подотчетное лицо должно отчитаться о потраченных деньгах. Для этого ему надо составить подробный авансовый отчет и подтвердить его соответствующими документами (товарный и кассовый чек, проездные билеты, счет из гостиницы и т. д.). Бухгалтер, получив отчет, должен проверить его и при отсутствии каких-то замечаний и неточностей утвердить, а затем произвести окончательный расчет с подотчетным лицом. Пока авансовый отчет не утвержден этот сотрудник не имеет права получать новую сумму под отчет.




Как же оформляется расходный кассовый ордер? Это делает бухгалтер. Если он работает в программе «1 С. Бухгалтерия», то сделать это достаточно просто.

На верхней панели находим закладку «Касса» и в открывшемся меню выбираем документ «Расходный кассовый ордер». Добавляем новый документ, нажав на кнопку с зеленым плюсом. Из открывшегося списка выбираем вид операции – «Выдача подотчетному лицу», после чего на экране появляется расходный кассовый ордер, который нужно заполнить.

Сразу проставляем дату выдачи наличных средств подотчетному лицу и размер выданной суммы. В закладке «Реквизиты платежа» в графе «Подотчетное лицо» из справочника «Физические лица» выбираем имя нужного сотрудника. Если имя подотчетного лица не внесено в справочник, то его можно добавить при помощи кнопки с зеленым крестиком.

Затем в закладке «Печать» заполняем оставшиеся строчки. В графе «Основание платежа» указываем хозяйственные или командировочные расходы. В приложении указываем, что деньги выданы по заявлению работника. А ниже вводим реквизиты паспорта или другого документа, удостоверяющего личность подотчетного лица. Если вы ввели подотчетное лицо через справочник «Физические лица», то его паспортные данные программа внесет автоматически, их останется только проверить.

Расходный кассовый ордер

Осталось провести документ и посмотреть проводки. Мы видим, что расходы отнесены на счет 71.01, а счет учета указан 50.01. Затем нажимаем кнопку «Печатная форма» и распечатываем получившийся расходный кассовый ордер.

Как вы видите, формирование расходного кассового ордера в программе «1С. Бухгалтерия» максимально автоматизированно, а потому осуществляется очень просто.

28.08.2013
23:14
Рубрика: Бухгалтерский учет