Когда мы тратим время на планирование - его становится больше

Календарный план проектаХотите, чтоб ваш проект получился оптимальным по затраченному времени и ресурсам? Чтобы вы сразу смогли определить сроки его выполнения и обосновать их? Увидеть роль и вклад в общее дело каждого участника проекта?

Тогда вам не обойтись без календарного плана проекта. Именно с его помощью вы сможете:

  • рассмотреть каждый аспект как на ладони ещё до начала проекта;
  • смоделировать различные управленческие решения и проанализировать их последствия;
  • скорректировать плановые показатели при необходимости и увидеть, как отразятся эти изменения на проекте в целом;
  • эффективно проконтролировать исполнение плана;
  • сохранить полученный опыт и воспользоваться им в других проектах.

Что же мы подразумеваем, когда говорим “календарный план проекта”?

Без лишних сомнений можно назвать его одним из важнейших инструментов управления проектом.




Чаще всего календарный план – это документ, в котором определены все работы по проекту, их последовательности, взаимосвязи между ними, сроки, исполнители и ресурсы. Составление календарных планов – это целая наука.

Из чего состоит календарный план

Элементарными кирпичиками, составляющими календарный план, являются работы.

В данном контексте термином “работа” названа определённая деятельность, которая даёт результаты. У работы есть сроки (дата начала, дата окончания, длительность, возможен также резерв времени) и ресурсы. Под ресурсами может подразумеваться человеческий труд, различные материалы и оборудование.

Собственно, календарный план – это последовательность взаимосвязанных работ, когда одна из них не может начаться, пока не закончится предшествующая.

Чётко прописанные сроки выполнения и задачи помогут заранее отследить слабые места проекта и не допустить возникновения проблем.

Как это сделать?

Раньше календарные планы (их ещё называют планами-графиками) вычерчивались на бумаге и рассчитывались вручную по специальным методикам. Сейчас же всё стало намного проще и быстрее, так как появились специальные программы, которые автоматизируют этот процесс. Вот некоторые из них:

  • Microsoft Project;
  • OpenProj;
  • PrimaVera;
  • GanntProj;
  • Rubius Project Management.

Любая из этих программ поможет быстро и наглядно создать календарный план, назначить ресурсы и исполнителей для работ, рассчитать сроки.

Что с этим делать дальше?

Предположим, календарный план у вас готов. Перед вами открыта подробнейшая диаграмма Ганта, на которой указано, кто, что и когда должен делать по проекту. Приступаем к выполнению. Что же теперь, план больше не нужен?

Вовсе нет! Теперь с его помощью вы сможете эффективно отслеживать выполнение работ по проекту: что успели сделать раньше срока, где опоздали, где не хватает или образовался переизбыток ресурсов.

Кажется, что это всё простые вещи, но на самом деле их очень довольно сложно удерживать в голове. Что-нибудь может случайно ускользнуть от вашего внимания. А календарный план не позволит забыть ни одной мелочи. Особенно если вы ведёте не один, а несколько проектов параллельно друг другу.

Понятно, что фактический ход проекта всегда отличается от запланированного. “Ни один план не переживает встречи с противником”, – говорил когда-то Хельмут фон Мольтке.

Но благодаря календарному плану вы всегда сможете вовремя отметить, в каких точках идёт расхождение с фактическим выполнением. И, конечно, вовремя принять меры.

Выводы

Таким образом, затратив некоторое время на планирование проекта ещё до его начала, вы сможете уберечь себя и свою организацию от досадных ошибок и просчётов. В конечном итоге вы сэкономите куда больше времени и ресурсов.

comments powered by HyperComments

1.01.2014
15:54
Рубрика: Менеджмент